Die Faustregel
Am besten eignen sich Prozesse, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und heute viel manuelle Arbeit mit unstrukturierten Inhalten erfordern – also mit Texten, E-Mails, Dokumenten oder Formularen. Genau dort spielt AI ihre Stärke aus: Sie versteht Inhalte, die klassische Automatisierung nicht verarbeiten kann.
Sechs Kriterien für die Auswahl
- Häufigkeit: Der Prozess läuft täglich oder wöchentlich – nicht dreimal im Jahr.
- Zeitaufwand: Pro Durchlauf gehen spürbar Minuten oder Stunden verloren.
- Regelhaftigkeit: Die Schritte folgen einem erkennbaren Muster, auch wenn die Inhalte variieren.
- Unstrukturierte Inhalte: E-Mails, Dokumente oder Freitexte müssen gelesen, verstanden und eingeordnet werden.
- Klare Datenlage: Die nötigen Informationen liegen digital vor oder lassen sich anbinden.
- Fehlertoleranz mit Kontrolle: Ergebnisse können geprüft werden, bevor etwas Kritisches passiert.
Typische Kandidaten in der Praxis
E-Mail-Klassifizierung und -Weiterleitung, die Prüfung eingehender Dokumente, die Vorbereitung von Angeboten, Recherche- und Zusammenfassungsaufgaben, die Übertragung von Daten zwischen Systemen sowie regelmäßige Reports gehören zu den dankbarsten Einstiegsprozessen. Sie sind häufig, gut abgrenzbar und der Nutzen ist unmittelbar messbar.
Wann AI die falsche Antwort ist
Ist ein Prozess vollständig regelbasiert und arbeitet nur mit strukturierten Daten, reicht oft eine klassische Automatisierung – günstiger und deterministisch. Ist der Prozess selbst das Problem, weil er unnötige Schleifen enthält, hilft zuerst eine Prozessanpassung. Und bei seltenen Spezialfällen mit hohem Risiko bleibt menschliche Bearbeitung meist die beste Wahl.
Eine ehrliche Analyse gehört deshalb an den Anfang jedes Automatisierungsprojekts: Manchmal lautet das Ergebnis, dass AI an dieser Stelle nicht die wirtschaftlichste Lösung ist.
Wie man priorisiert
Bewährt hat sich eine einfache Matrix aus Nutzen (gesparte Zeit × Häufigkeit) und Machbarkeit (Datenlage, Systemzugänge, Risiko). Der beste Startprozess liegt im Quadranten „hoher Nutzen, gute Machbarkeit“ – nicht der spektakulärste, sondern der zuverlässigste Kandidat. Ein gelungener erster Anwendungsfall schafft intern Vertrauen für die nächsten.