Beide Wege haben ihre Berechtigung
Standardtools sind schnell verfügbar, laufend weiterentwickelt und für allgemeine Aufgaben oft völlig ausreichend – etwa für Textentwürfe, Übersetzungen oder einfache Assistenzfunktionen. Individuelle Lösungen spielen ihre Stärke aus, wenn der Prozess, die Daten oder die Systemlandschaft spezifisch sind.
Die richtige Frage lautet deshalb nicht „Standard oder individuell?“, sondern: Wie viel von unserem konkreten Problem löst das Standardtool wirklich?
Wann ein Standardtool genügt
- Die Aufgabe ist generisch und wenig unternehmensspezifisch.
- Es braucht keinen Zugriff auf interne Systeme und Daten.
- Der Prozess kann sich dem Tool anpassen, ohne dass Qualität verloren geht.
- Einzelne Mitarbeitende nutzen das Tool als persönliche Unterstützung.
Wann sich eine individuelle Lösung lohnt
- Der Prozess ist unternehmensspezifisch und läuft über mehrere Systeme.
- Interne Datenquellen müssen eingebunden werden – mit Rollen und Berechtigungen.
- Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen schließen generische Cloud-Tools aus.
- Das Tool müsste so stark verbogen werden, dass der Prozess sich der Software unterordnet.
- Die Lösung soll mit dem Unternehmen wachsen und erweiterbar bleiben.
Die Kostenlogik ehrlich rechnen
Standardtools wirken günstig, kosten aber pro Nutzer und Monat – dauerhaft und oft für Funktionen, die niemand braucht. Individuelle Lösungen kosten initial mehr, gehören danach aber dem Unternehmen und sind exakt auf den Prozess zugeschnitten. Entscheidend ist die Gesamtrechnung über zwei, drei Jahre: Lizenzkosten und Workarounds auf der einen Seite, Entwicklungs- und Betriebskosten auf der anderen.
Häufig ist auch ein Mittelweg sinnvoll: ein Standardmodell als Grundlage, ergänzt um eine individuelle Integration in die eigenen Prozesse und Daten.